わびさびパンダ

言語学習・映画など興味のあることを綴ります。

書評『学校じゃ教えてくれない まとめる技術』 図で考えるアウトプット術

プレゼンや商談の資料作成・レポート作りで! 学校じゃ教えてくれない まとめる技術

 

本書は、あらゆる文書する、というよりビジネスで報告書や企画書を書く場合に応用できる内容です。

情報のインプットの仕方、その情報のまとめ方、アウトプットの仕方の3つの段階に分けて、図解を利用する文書の作り方を説明しています。

 

 

こんな人におすすめ

  • 深く掘り下げた文章が書けない
  • まとめるのが苦手
  • 文章が読みにくいと悩んでいる

 

著者経歴

横河電機株式会社,横河グラフィックアーツ株式会社を経て,
2003年にビジネスコミュニケーションスキル研究所を設立。
ビジネスにおけるテクニカルコミュニケーション分野,
ビジュアルコミュニケーション分野の研究・教育を実践中。

永山嘉昭プロフィールより

 ビジネス関連の文章作成関連本を多数出版されています。

 

インプット・プロセス・アウトプットの3段階を改善すると文章が読みやすくなる

インプットというのは、情報収集段階のやり方です。具体的にはメモの取り方を解説しています。

プロセスというのは、インプットで得た情報の整理作業のことです。主に目次作りを解説しています。

アウトプットというのは、目次から文章へ展開することです。段落・文・レイアウトの技術について解説しています。

 

インプットは図解メモですっきりはっきり

例えば、工場見学に行ってもしくは、商談に行って報告書を書く、セミナーに行って企画書を書く場合、メモをどれだけ詳しく書けるかで最終的なアウトプットの質が変わってきます。そのメモを取る作業をよく早く、かつ後で見返したときにすっと理解できる方法を図解を利用する方法で説明しています。自分なりに図解(△、◎、>など)を使用してメモをとっていく方法です。

例えば、

◎=重要、△=検討を要する、>左側が大事など

本書より

他にもたくさんの例が挙げられていて、図解メモを習得すれば、情報整理が格段に速くなりそうです。

 

プロセスの目次作りは2パターン

ボトムアップトップダウンがあります。

ボトムアップは情報をメモしたものから整理して、最終的に言いたいことを考えていくやり方です。

トップダウンは伝える内容が決まっている場合です。

ボトムアップの場合

ボトムアップは、以下の流れです。

  1. インプットで得たメモをグループ化する
  2. そのグループに名前を付けます(ラベル化)
  3. 整理する

これで、文章の流れができます。

トップダウンの場合

トップダウンは、基本的は流れは上記と同じですが、伝える内容が決まっているのでそこからブレイクダウンしていきます。

例えば、アイデアブレーンストーミングして出した場合で説明します。

目的:自分の好きなことを紹介する

まず、自分の好きなことをブレイクダウンします。

コーヒー、ワイン、英語、将棋、読書、犬、猫、動物、紅茶、ジンジャエール、カレー、ラーメン、スノボー、旅行、

1.情報をグループ化する

コーヒー、ワイン、紅茶、ジンジャエール

カレー、ラーメン、

スノボー、旅行、将棋、読書、

犬、猫、

2.そのグループに名前を付けます(ラベル化)

飲み物→コーヒー、ワイン、紅茶、ジンジャエール

食べ物→カレー、ラーメン、

娯楽→スノボー、旅行、将棋、読書、

動物→犬、猫、

3.整理する

飲食として飲み物グループと食べ物グループを説明する。

余暇時間の過ごし方として娯楽グループと動物グループを説明する。

 

アウトプットも図やグラフを効果的に利用しよう

プロセスで整理した情報を具体的に文章化していく作業です。段落の注意点、文の技術などはまとめられています。その際、図やグラフ(Microsoft Word)のSmart Artのような図解を利用する方法を説明しています。

 

まとめ

インプットで図解を利用することでより早くかつわかりやすく情報を整理します。

プロセスにて目次を作成します。アウトプットで目次から文章へ展開します。各段階で図解を利用する方法を説明しており、それが情報整理とわかりやすい文章の肝になります。

 

 

 

感想

すっきりまとめられすぎている印象が強いです。文の技術の説明で「必要な主語を省略しない」というコツの伝授がありました。しかし、例題がなく、私のような稚拙な文章を書く人にとっての問題は、どれが必要でどれが不必要なのかがわからないということです。例題がない分さらっと読めます。しかし、私レベルのど素人には応用が難しい内容かもしれません。